Subvenio GmbH, Kölner Straße 25, 51580 Reichshof - Brüchermühle
Telefon: +49 (0)2296 999 19-0 | Telefax: +49 (0)2296 999 19-29

GoBD Data System - Software zur Verwaltung einer Verfahrensdokumentation

Seit Januar 2015 hat die Finanzverwaltung mit dem aktuellen Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verschärfung der allgemeinen Buchführungsregeln eingeleitet. Hiervon betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Der Fokus der GoBD liegt im wesentlichen auf der Unveränderbarkeit der Daten im kaufmännischen Bereich. Dazu zählen:

  • Die Erstellung von steuerlich relevanten Daten mit Word und Excel. Exemplarisch sind hier Rechnungen und Kassenbücher zunennen.
  • Historische Stammdaten im Bereich der Kunden- , Artikel- und Lohnstammdaten.
  • Festschreibung aller Dokumente die in Zusammenhang mit der Abwicklung eines Auftrages bis hin zur Rechnung
  • Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen in der Buchhaltung mit Kontierungsinformationen
  • Die Neufassung der Anforderungen an die Papierablage und die Verarbeitung von gescannten Dokumenten
  • Festschreibung von Buchungssätzen und Belegen in Zusammenhang mit der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung


Hervorzuheben ist im BMF Schreiben die Erstellung von Dokumentationen im Unternehmensbereich. Die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation ist nicht neu und stammt von den GoBS aus dem Jahre 1995. Die digitale Betriebsprüfung hat seit 2002 (GDPdU) das Thema auch aufgegriffen. Diese soll einem fachkundigen Dritten in die Lage versetzen, sich in kürzester Zeit einen Überblick über das Unternehmen und die kaufmännische Abwicklung zu verschaffen.

Das Führen der Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis hin zur Lequidation der Firma notwendig. Es ist sehr schwer, die Änderungen während der Laufzeit der Verfahrensdokumentation in Papierform vorzuhalten und im Betriebsprüfungsfall für einen Zeitraum in der Vergangenheit dem Betriebsprüfer vorzulegen. Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind z. B. Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Softwareupdates, Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw. Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden.

Wir unterstützen Sie durch folgende Dienstleistungen:

  • Veranstaltungen von Informationsabenden zum Thema GoBD
  • Analyse der kaufmännischen Prozesse als Grundlage für die Verfahrensdokumentation
  • Unterstützung bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation
  • Bereitstellung der Software GoBD-Data-System zur Verwaltung von Dokumenten der Verfahrensdokumentation

 

Software GoBD Data System

Wir haben für die Verwaltung einer Verfahrensdokumentation eine internetbasierende Anwendung geschrieben. Die Anwendung versetzt Sie in die Lage, diese Dokumentation für Ihre Firma zu führen und im Bedarfsfall Zeitraum abhängig auszulagern und dem Betriebsprüfer vorzulegen.

Verwaltet werden neben den Dokumenten auch die Stammdaten der Firma, welcher User sich zuletzt am System angemeldet hat usw. Diese Daten sind nicht löschbar. Die Stammdaten orientieren sich am IKS. Der Umfang der Stammdaten richtet sich nach der Unternehmensform. In der Navigation führen wir Sie durch die Inhalte bzw. die benötigten Informationen für eine Verfahrensdokumentation.

Innerhalb der Prozesse können Sie verschiedenste Dokumente erstellen oder hochladen. Somit  können vorhandenen Prozessbeschreibungen aus QM-Handbüchern, Datenschutzverzeichnissen usw. eingebunden und müssen nicht doppelt bzw. neu  erstellt werden. Diese Dokumente werden innerhalb GobD Data System mit  Gültigkeiten verwaltet. Im Falle einer Betriebsprüfung können dann die Inhalte  für den Zeitraum der Betriebsprüfung ausgelagert werden. Möglich sind der Druck,  CSV und XML Export.

Die  Bepreisung erfolgt monatlich und einer Einrichtungspauschale. Es fallen keine hohen Anschaffungskosten an. Sie können nach der Einrichtung sofort anfangen.  Durch den Zugriff über das Internet besteht auch die Möglichkeit, die Erstellung durch den arbeitsteiligen Einsatz durch Dritte (z.B. Ihrem Steuerberater) zu unterstützen.

Wir haben  Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir beraten Sie gerne bei  der Erstellung einer Verfahrensdokumentation bzw. beim Einsatz unserer  Software

Preise und Bestellung

GoBD Data System ist als Cloud Anwendung konzipiert worden. Es gibt zwei Varianten der Software:

1. Der Preis für GoBD - Data - System als Grundsystem mit einer Firma kostet monatlich 30,00 € zzgl. der gesetzlichen MwSt. Enthalten sind 500 MB Daten Volumen für Dokumente.  Jede weiteren 500 MB kosten monatlich netto 4,50 zzgl. der gesetzlichen MwSt.

2. Der Preis für GoBD - Data - System als Steuerberater Version mit einer Firma kostet monatlich 30,00 € und jeweils 10,00 € für jede weitere Firma zzgl. der gesetzlichen MwSt. Enthalten sind 500 MB Daten Volumen für hoch geladene Dokumente.  Dieses Daten Volumen gilt für alle Firmen. Es wird ein monatlicher Report für die angelegten Firmen und das jeweilige Volumen pro Firma erstellt. Jede weiteren 500 MB kosten monatlich netto 4,50 zzgl. der gesetzlichen MwSt.

Bei der Ersteinrichtung wird eine Einrichtungspauschale in Höhe von 185,00 € zzgl. MwSt erhoben.

Somit entstehen im ersten Schritt keine hohen Anschaffungskosten und der Einstieg in die Erstellung der Verfahrensdokumentation und Verwaltung der notwendigen Dokumente und Arbeitsanweisungen wird erleichtert.

Ihr direkter Kontakt zu uns:

Damit wir Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten können, füllen Sie bitte mindestens alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder vollständig aus.


Bitte die Rechenaufgabe lösen und das Ergebnis eintragen (Spam-Schutz):
8 + 4 + 9 =

Ich bin mit der Erhebung und Verwendung meiner Eingaben einverstanden (weitere Informationen siehe Datenschutz). * - Felder sind Pflichtfelder.


Anschrift:

Subvenio GmbH
Kölner Straße 25
51580 Reichshof - Brüchermühle

Kontakt:

Telefon: +49 (0)2296 999 19-0
Telefax: +49 (0)2296 999 19-29
E-Mail: info@subvenio.de

Ihr direkter Kontakt zu uns:

Damit wir Ihre Anfrage schnellstmöglich bearbeiten können, füllen Sie bitte mindestens alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder vollständig aus.


Bitte die Rechenaufgabe lösen und das Ergebnis eintragen (Spam-Schutz):
1 + 1 + 9 =

Ich bin mit der Erhebung und Verwendung meiner Eingaben einverstanden (weitere Informationen siehe Datenschutz). * - Felder sind Pflichtfelder.