GoBD konforme Rechnungsprüfung und Freigabe von digitalisierten Rechnungen

Die Rechnungsprüfung - der erste Schritt nach Erhalt der Rechnung.

 

Eco Billflow Belege prüfen, stempeln und freigeben
bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dokumente, die unter die GoBD konforme Digitalisierung von Geschäftsunterlagen mit Belegfunktionen fallen (Rechnungen, Lohnunterlagen usw.), die weitere Bearbeitung in digitaler Form mit ergänzenden Buchungsinformationen zu vervollständigen.

Der anschließende Export dieser digitalen Unterlagen kann dann in angekoppelte DMS Systeme erfolgen. Dazu bietet das System die Möglichkeit, die bearbeitetenden Unterlagen nach DATEV Unternehmen Online zu exportieren und dort in der Lohn- und Finanzbuchhaltung zu erfassen.

Elektronische Rechnungsprüfung und Freigabe mit Eco Billflow

Leistungsmerkmale

  • Assistenten für die Firmenanlage
  • Benutzer Rollen für die Berechtigungen
  • Mehrfirmen Fähigkeit
  • Mehrstufigen Freigabe Workflow
  • Frei definierbare Stempel pro Freigabeebene
  • Freie Vergabe von Belegtypen
  • Ergänzung von Buchungsinformation
  • Export als PDF mit Historie
  • DATEV Schnittstelle für Buchungssätze
  • DATEV Schnittstelle per Email an Unternehmen Online oder Belegtransfer

Die Umsetzung des Verfahrens ist in der Verfahrensdokumentation zu dokumentieren.

Nach Eingang wird die Rechnung in das EDV-System eingepflegt. Vorraussetzungen dafür ist eine eine gute Businesssoftware. Die Rechnung muss auf Richtigkeit und Plausibilität geprüft werden. Erscherend kommt hinzu, das die Finanzverwaltung in dem BMF Schreiben vom 28. November 2019 Randziffer 139 Vorgaben für die Anbringung von Buchungsvermerken auf digitalisierten und digitalen Rechnungen gemacht hat.

„Im Anschluss an den Erfassungsvorgang (siehe Rz. 130) darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind."

Die Rechnungsprüfung gemäß § 14 Abs. 4 in Verbindung mit § 14a Abs. 5 UStG sollte folgende Angaben kontrollieren.

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des rechnungsstellenden und des zahlungspflichtigen Unternehmens
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Artikel oder Art und Umfang der sonstigen Leistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
  • Gegebenenfalls im Voraus vereinbarte Minderungen (Rabatte) auf das Entgelt
  • Gesamtrechnungsbetrag mit Aufschlüsselung nach Steuersatz und Steuerbefreiung
  • Falls erforderlich ein Hinweis auf die Steuerpflicht des Leistungsempfängers

Die Rechnungsprüfung und nachfolgende Freigabe erfordert

  • einen hoher Grad an Automatisierung und
  • transparente Lösungen für die Buchhaltung

Nur wenn der Beleg korrekt ist, erfolgt die Rechnungsfreigabe zur Zahlung.

Die Rechnungsfreigabe - Eine rechtzeitige Zahlung hat Vorteile

Die schnelle Begleichung einer Rechnung hat für Unternehmen Vorteile. Viele Lieferanten und Dienstleister gewähren Skonti, damit Ihre Rechnungen zeitnah bezahlt werden. Eine schnelle Rechnungsfreigabe verbessert den Cashflow und steigert die Transparenz der verschiedenen Prozesse. Eine schnelle Rechnungsfreigabe liegt im eigenen Interesse. Unternehmen können an dieser Stelle sinnvoll investieren. Denn die Verbesserungen zahlen sich aus.

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